住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

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本人通知制度とは

住民票の写しや戸籍謄本・抄本などの証明書を第三者に対して交付した場合に,その交付の事実を本人又は法定代理人に対し郵送により通知する制度です。

この制度を利用するには,事前の申請による登録が必要です。

この制度により,委任状の偽造や不必要な身元調査等の未然防止など,不正請求の抑止につながることが期待されます。

通知の対象となる証明書

住民票の写し
住民票記載事項証明書
戸籍謄本及び抄本
戸籍の附票の写し

いずれも除票,除籍,改製されたものを含みます。

次の場合は,通知の対象となりません。

登録者本人又は同一世帯員からの住民票関係の証明書の請求
登録者本人,同じ戸籍に記載されている方又はその配偶者・直系尊属・卑属からの戸籍関係の証明書の請求
国または地方公共団体等の公的機関からの公用請求
弁護士,司法書士,土地家屋調査士,税理士,社会保険労務士,弁理士,海事代理士又は行政書士からの請求のうち,住民基本台帳法又は戸籍法で定める裁判手続き,紛争処理などのための代理請求
債権者等からの請求
コンビニ交付サービスによる請求
その他村長が交付の事実を通知することが適当でないと判断するとき

事前に登録した本人の証明書が通知の対象となります。同一世帯員や同じ戸籍に記載されている方であっても,事前に登録した方以外は通知の対象となりません。

通知の内容

交付年月日
交付した証明書の種別
交付通数
交付請求者の種別（本人の代理人又はその他の第三者）

請求者の氏名,住所等の情報は通知されません。

事前登録の手続き

登録できる方

東海村に住民票又は本籍がある方。

過去に住民票又は本籍があった方も含みます。

ただし,国外在住の方,亡くなっている方,失踪宣告を受けている方は登録できません。

登録申請方法

本人通知制度登録申請書 (PDFファイル: 177.2KB)

本人通知制度登録申請書 (Wordファイル: 35.5KB)

（1）住民課の窓口で申請する場合

申請受付窓口は,東海村役場住民課（役場行政棟1階）です。

申請の際は,「本人通知制度登録申請書」のほか,次の書類をお持ちください。

（ア）登録対象者本人が窓口で申請する場合

本人確認書類

（イ）法定代理人（親権者,未成年後見人,成年後見人）が窓口で申請する場合

法定代理人の本人確認書類
登録対象者本人の本人確認書類の写し（コピー）
法定代理人の資格を証明する書類（戸籍謄本,登記事項証明書等）ただし,親権者又は未成年後見人が申請する場合で,登録対象者本人の本籍が申請時点で東海村にあるときは,省略することができます。

（ウ）任意代理人が窓口で申請する場合

任意代理人の本人確認書類
登録対象者本人の本人確認書類の写し（コピー）
登録対象者本人が作成した委任状

（2）郵送で申請を行う場合

郵送で申請を行う場合は,東海村役場住民課あてで,以下の必要書類を郵送してください。

なお,内容について電話で確認する場合がありますので,必ず申請書に電話番号を記入してください。（電話番号は,平日の日中につながる番号を御記入ください。）

（ア）登録対象者本人が郵送で申請する場合

本人通知制度登録申請書
本人確認書類の写し（コピー）

（イ）法定代理人（親権者,未成年後見人,成年後見人）が郵送で申請する場合

本人通知制度登録申請書
法定代理人の本人確認書類の写し（コピー）
登録対象者本人の本人確認書類の写し（コピー）
法定代理人の資格を証明する書類（戸籍謄本,登記事項証明書等）ただし,親権者又は未成年後見人が申請する場合で,登録対象者本人の本籍が申請時点で東海村にあるときは,省略することができます。

（ウ）任意代理人が郵送で申請する場合

本人通知制度登録申請書
任意代理人の本人確認書類の写し（コピー）
登録対象者本人の本人確認書類の写し（コピー）
登録対象者本人が作成した委任状

（3）本人確認書類一覧

（ア） 1点のみの提示で足りるもの

運転免許証,個人番号カード,在留カード,特別永住者証明書,小型船舶操縦免許証,猟銃・空気銃所持許可証,戦傷病者手帳,宅地建物取引士証,教習資格認定証,運転経歴証明書（平成24年4月1日以後に交付されたものに限る。）,警備業法第23条第4項の合格証明書,身体障害者手帳,療育手帳,その他の国又は地方公共団体が発行した顔写真付身分証明書のうち氏名,生年月日及び住所が記載されているもの

（イ） 2点以上の提示が必要なもの

Bの書類は,Aの書類と一緒に提示する必要があります。

A 健康保険証（被保険者資格確認書等を含む）,医療福祉費受給者証（マル福・マル特）,その他氏名,生年月日及び住所が記載されている書類のうち村長が適当と認めるもの

B パスポート,顔写真付学生証,法人が発行した顔写真付身分証明書,国又は地方公共団体の機関が発行した（ア）以外の顔写真付資格証明書,その他村長が適当と認めるもの

（注意）郵送で申請を行う場合に,健康保険証の写しを本人確認書類として添付いただくときは,保険者番号及び被保険者等記号・番号をマスキング（黒で塗りつぶし）した上で郵送してください。

登録内容の変更手続き

住所の異動や戸籍の届出などにより登録した内容に変更が生じた場合は,本人通知制度の変更申請が必要です。

変更申請の方法は,「本人通知制度登録申請書」の代わりに「本人通知制度変更・廃止申請書」を提出するほかは,上記「事前登録の手続き」と同様です。

変更申請を行わなかったことにより通知が村に返戻された場合等には,本人通知制度の登録が廃止されますので,ご注意ください。
法定代理人を通知の送付先として事前登録した場合に,法定代理人がその資格を失った場合は,速やかに東海村役場住民課まで御連絡ください。

本人通知制度変更・廃止申請書 (PDFファイル: 164.0KB)

本人通知制度変更・廃止申請書 (Wordファイル: 33.4KB)

登録の廃止について

本制度の登録期間は無期限です。

登録の廃止を希望する場合は,「本人通知制度変更・廃止申請書」を提出してください。

ただし,以下の場合は,廃止申請の有無に関わらず登録が廃止されます。

登録者が日本国外に転出したとき。
登録者が失踪の宣告を受けたとき。
登録者が亡くなったとき。
村が郵送した本人通知制度に関する通知が返戻されたとき。
登録者の居住地が判明せず,住民票が職権により消除されたとき。
虚偽により登録が行われた場合その他村長が特に登録を廃止する必要があると認めたとき。

この記事に関するお問い合わせ先

村民生活部住民課

〒319-1192 茨城県那珂郡東海村東海三丁目7番1号
電話番号：029-282-1711

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