個人情報保護について（個人情報開示請求等）
個人情報保護制度とは
行政機関等における個人情報保護制度は,個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）に基づき,行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ,個人の権利利益を保護することを目的とするものです。
個人情報保護制度を実施している機関
村長,教育委員会,選挙管理委員会,監査委員,農業委員会,固定資産評価審査委員会
※議会は対象外
村が個人情報を取り扱うときの原則
村は,法に基づき,次のとおり個人情報を取り扱います。
（1）利用目的を明確にし,必要最小限の個人情報を保有します。
（2）個人情報を直接書面により取得する際は,本人に対し,利用目的を明示します。
（3）原則,法令に基づく場合を除き,利用目的以外の目的のために,保有する個人情報を利用・提供しません。
（4）法第66条の規定により講じた安全管理措置に基づき,適正な管理を行います。
安全管理措置について
村では,法第23条の規定に基づき,村が保有する個人情報及び個人情報ファイルの適正な取扱いを確保するため,東海村保有個人情報取扱規程（令和5年東海村訓令第8号）を制定しました。村職員（会計年度任用職員,アルバイト等を含む。）は,本規程に基づき,適正に個人情報を取り扱います。
規程の具体的な内容（抜粋）は,以下のとおりです。
組織的安全管理措置
・保有個人情報の管理に関する事務を総括させるため,総括保護責任者を設置しています。
・保有個人情報の適正な取り扱いを確保するため,監査責任者を設置しています。
・各課室局において保有個人情報の適切な管理を確保するため,保護責任者及び保護担当者を設置しています。
・保護責任者は,各課室局における保有個人情報の記録媒体,処理経路,保管方法等について定期に又は必要に応じ自己点検を実施します。
・監査責任者は,保有個人情報の適切な管理を検証するため,保有個人情報の管理の状況について定期に又は必要に応じ監査を実施します。
・漏えい事案等に対応する体制の整備を行っています。
人的安全管理措置
・各課室局において,職員等に対し,保有個人情報の取扱いについて理解を深め,かつ,個人情報保護に関する意識の高揚を図るため,保有個人情報の取扱いに関する留意事項を含めた研修を実施しています。
・保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し,保有個人情報の適切な管理のために,情報システムの管理,運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を実施しています。
・保護責任者及び保護担当者に対し,各課室局における保有個人情報の適切な管理に関して必要な教育研修を実施しています。
物理的安全管理措置
・保有個人情報が記録されている媒体について,施錠,パスワードの設定等による管理を行い,もって盗難,紛失等を防止するための措置を講じています。
・保有個人情報の複製及び送信,保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出しその他保有個人情報の適切な管理に影響を及ぼすおそれのある行為については,必要最小限に限定しています。
・保有個人情報が不要となったときは,当該保有個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により消去又は廃棄します。また,消去又は廃棄を外部に委託する場合は,職員の立会い又は写真等を付した証明書類を受領する等確実に消去又は廃棄したことを確認します。
・保有個人情報を含むデータ又は媒体の誤送信,誤送付,村公式ホームページ等への誤掲載を防止するため,その秘匿性に応じて,複数の職員による確認,チェックリストの活用等必要な措置を講じています。
技術的安全管理措置
・個人情報へのアクセス又は個人情報を取り扱う情報システムの利用については,権限を持った必要最小限の職員等に限定しています。
・個人情報を取り扱う情報システムへのアクセスの記録及び分析を行っています。
外部委託をする場合の措置
・保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部を実施機関以外のものに委託する場合,受託者に対し,個人情報保護のため必要とする措置を契約上義務付けます。
・委託の内容により,個人情報の利用目的,利用範囲等を明確にし, 受託者が目的外に利用することのないように監督します。また, 委託先に提供する個人情報は,委託事務の目的の範囲内で必要最小限のものとします。
個人情報取扱事務の届出
実施機関が,個人情報を取り扱う事務の開始,変更及び廃止をするときは,条例に基づき,個人情報取扱事務登録簿により行うものとしています。個人情報取扱事務登録簿は,一般の閲覧に供しています。（役場庁舎3階総務人事課で閲覧できます。）
個人情報開示請求
法に基づき,村民に限らず,誰でも,村が保有する自分に関する個人情報の開示を請求することができます。
請求できる方
（1）本人
（2）法定代理人（未成年者又は成年被後見人）
（3）任意代理人（要委任状）
開示できない情報（不開示情報）
自己に関する情報は原則として開示しますが,次の情報が記録されている場合は,その箇所は開示されません。
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1 |
開示請求者の生命,健康,生活又は財産を害するおそれがある情報 |
| 2 | 開示請求者以外の個人に関する情報 |
| 3 |
法人その他の団体に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の事業に関する情報で,開示することにより競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがある情報等 |
| 4 | 開示することにより,率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ,不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与える（又はそのおそれがある）情報 |
| 5 |
開示することにより,次のおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報 （1）国の安全が害されるおそれ,他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれ （2）犯罪の予防,鎮圧又は操作,公訴の維持,刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれ （3）監査,検査,取締り,試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し,正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ （4）契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ （5）調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ （6）人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ （7）独立行政法人等、地方公共団体が経営する企業又は地方独立行政法人に係る事業に関し、その企業経営上の正当な利益を害するおそれ |
開示請求の方法
役場庁舎3階の総務人事課に備付けの個人情報開示請求書又は以下のリンクからダウンロードした個人情報開示請求書に必要事項を記入の上,次のいずれかの方法によりご提出ください。（ファックス,オンライン申請,電子メール,口頭及び電話による請求はできません。）
（1）総務人事課窓口に直接提出
（2）郵送
【郵送先】
319-1192 茨城県那珂郡東海村東海三丁目7番1号 東海村役場総務人事課
なお,請求書提出の際,その個人情報の本人であること等を証明するため,次の書類を開示請求書とともに提出又は提示してください。
| 申請者 | 必要な書類 |
| 当該個人情報の本人 |
（1）本人であることを証明する書類（郵送の場合は写し） （2）郵送の場合は,住民票の写し等（個人番号の記載がなく,請求する日から30日以内に作成したもの） |
| 法定代理人（未成年者又は成年被後見人） |
（1）法定代理人本人であることを証明する書類（郵送の場合は写し） （2）法定代理人であることを証明する次に掲げる書類 戸籍謄本,戸籍抄本,成年後見登記の登記事項証明書,家庭裁判所の証明書等（全て原本,請求する日から30日以内に作成したもの） （3）郵送の場合は,当該個人情報の本人の住民票の写し等（個人番号の記載がなく,請求する日から30日以内に作成したもの） |
| 任意代理人 |
（1）任意代理人本人であることを証明する書類（郵送の場合は写し） （2）委任状（請求する日から30日以内に作成したもの。原本に限る。 （3）委任者本人であることを証明する書類の写し （4）郵送の場合は,当該個人情報の本人の住民票の写し等（個人番号の記載がなく,請求する日から30日以内に作成したもの） |
※本人であることを証明する書類は,次に掲げるものになります。また,開示請求書に記載されている氏名・住所等が同一であるものに限ります。
運転免許証,健康保険の被保険者証（写しを提出する場合は,被保険者等記号,番号等は黒塗りにすること）,マイナンバーカード（写しを提出する場合は表面のみ。通知カードは不可。）,在留カード等
保有個人情報開示請求書（word版） (Wordファイル: 17.6KB)
保有個人情報開示請求書（PDF版） (PDFファイル: 90.5KB)
開示の決定
実施機関は,個人情報開示請求があった日から起算して15日以内に開示するかどうかを決定し,決定通知書により請求者に通知します。
なお,開示できない場合や開示できない部分がある場合は,その理由もあわせて通知します。
※事務の処理上の困難その他正当な理由があるときは,開示決定等の期限を30日以内に限り延長する場合があります。
※開示決定等の期限の特例として,開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため,開示請求があった日の翌日から起算して45日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の執行に著しい支障が生じるおそれがある場合には,特例的に相当の期限延長をすることができます。
開示の方法
開示（閲覧又は写しの交付）は,決定通知書でお知らせする日時及び場所で行います。決定通知書を持ってお越しください。
閲覧は無料ですが,写しの交付を希望される場合は実費（コピー代,郵送希望の場合は切手等郵送代）を負担していただきます。
なお,村が電磁的記録でのみ個人情報を保有している場合は,当該記録を用紙に出力したものの閲覧・交付又は光ディスクによる提供を行います。
開示の手数料
閲覧については無料です。写しの交付を希望する場合は,交付時に写しの交付に要する費用（A4版白黒1枚当たり10円,A4版カラー1枚当たり20円,光ディスク1枚当たり150円等）をいただきます。
郵送による写しの交付を希望される場合は,写しの交付に要する費用の納付に加え,郵送料として郵便切手を送付していただきます。郵送料と交付に要する費用の納付が確認できましたら,写しを郵送させていただきます。
個人情報の訂正請求
法に基づき,開示を受けた自分の情報の事実に誤りを見つけた場合は,個人情報の開示を受けた日から90日以内に訂正を請求することができます。
手続は開示請求と同様です。役場庁舎3階の総務人事課に備付けの個人情報訂正請求書又は以下のリンクからダウンロードした個人情報訂正請求書に必要事項を記入の上,総務人事課までご提出ください。
なお,請求の際は,訂正する理由があることを証明する資料が必要です。その他詳細は,総務人事課にお問合せください。
保有個人情報訂正請求書（word版） (Wordファイル: 17.4KB)
保有個人情報訂正請求書（PDF版） (PDFファイル: 87.9KB)
個人情報の利用停止請求
法に基づき,開示を受けた自分の情報の取扱いが不適正であると認める方は,個人情報の開示を受けた日から90日以内に自分の情報の利用の停止,消去または提供の停止を請求することができます。
手続は開示請求と同様です。役場庁舎3階の総務人事課に備付けの個人情報利用停止請求書又は以下のリンクからダウンロードした個人情報利用停止請求書に必要事項を記入の上,総務人事課までご提出ください。
なお,個人情報の「取扱いが不適正」であるとは,以下の場合になります。
| 1 | 利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有されているとき。 |
| 2 | 違法若しくは不当な行為を助長し,又は誘発するおそれがある方法により利用されているとき。 |
| 3 | 偽りその他不正の手段により取得されているとき。 |
| 4 | 利用目的以外の目的のために利用され,又は提供されているとき。 |
その他詳細は,総務人事課総務法制担当までお問合せください。
このページに関するお問い合わせ先
総務部 総務人事課 総務法制担当
〒319-1192 茨城県那珂郡東海村東海三丁目7番1号
電話番号：029-282-1711
ファックス：029-287-0317
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更新日：2023年04月01日